Hé lộ một quy trình phần mềm quản lý Trung tâm Anh ngữ cơ bản
Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều trung tâm Anh ngữ. Nhu cầu học tiếng Anh ngày càng lớn nên số lượng học viên cũng tăng theo, từ đó đặt ra vấn đề về quản lý trung tâm. Dưới đây là hé lộ một quy trình của phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ cơ bản.
Các quy trình của một phần mềm quản lý Trung tâm Anh ngữ cơ bản
Hầu hết các Trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều sử dụng các phần mềm quản lý, trung tâm Anh ngữ sẽ sử dụng phần mềm quản lý Trung tâm Anh ngữ. Các phần mềm quản lý trung tâm này được đánh giá là rất hữu ích trong việc kê khai và quản lý toàn bộ hoạt động của Trung tâm đó.
Bên cạnh đó có rất nhiều người tò mò không biết các phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ có quy trình hoạt động như nào, ứng dụng ra sao mà lại được nhiều Trung tâm sử dụng như vậy thay vì sử dụng sự quản lý con người. Dưới đây là hầu hết quy trình cần phải có của một phần mềm quản lý cơ bản.
1. Khai báo danh mục chương trình:
Khai báo danh mục chương trình là bước đầu tiên và rất quan trọng của môt phần mềm quản lý cơ bản.
Một số danh mục chính cần khai báo như sau:
- Phòng học, Giảng viên.
- Chương trình, Cấp độ đào tạo.
- Sách, thiết bị theo chương trình cấp độ học.
- Các danh mục khác như: Trạng thái học sinh, Trạng thái lớp, Ngày nghỉ trong tuần, Lý do không học,…
2. Lập kế hoạch tuyển sinh:
Lập kế hoạch tuyển sinh
Lập kế hoạch tuyển sinh sẽ bao gồm các mục sau:
- Khai báo các lớp học dự kiến sẽ mở.
- Lập các chương trình khuyến mãi, ưu đãi học viên.
- Xếp thời khoá biểu học dự kiến cho các lớp.
3. Tư vấn và ghi danh học viên:
Tiếp theo đó là các mục tư vấn và ghi danh học viên
- Đầu tiên tra cứu thông tin kế hoạch tuyển sinh là để tư vấn cho học viên xem khóa học nào phù hợp với như cầu và điều kiện của bản thân.
- Sau đó phần mềm quản lý Trung tâm Anh ngữ sẽ ghi danh hồ sơ học viên đăng ký học ở chương trình nào, giảng viên nao, mục tiêu điểm số như nào… Ở riêng bước này thì chương trình sẽ gợi ý danh sách lịch thi xếp lớp để học viên chọn đăng ký thi xếp lớp vào thời điểm thích hợp của bản thân, cuối cùng là in phiếu báo lịch thi.
- Thi xếp lớp, sau đó có điểm và nhập điểm thi xếp lớp vào hệ thống.
- Dựa vào điểm thi xếp lớp để đăng ký cấp độ cho học viên, sau đó hệ thống sẽ tự tính toán ra học phí của học viên đó, cuối cùng là in phiếu thông tin ghi danh học viên.
- Lập phiếu thu học phí, thiết bị, phiếu thu bán sách. Phần học phí thì có thể chia ra thu nhiều đợt.
- Xếp lớp học viên.
4. Quản lý thu chi tài chính:
Quản lý thu chi tài chính
- Tra cứu tìm kiếm thông tin thu, chi tài chính.
- Khi học viên chuyển lớp ta có thể sửa thông tin đã sử dụng để đăng ký học, sau khi sửa lại thì hệ thống sẽ tự tính lại tiền học phí mới.
- Nếu học phí mới có số tiền nhỏ hơn học phí ở lớp cũ đã đóng thì ta lập phiếu thu thêm tiền.
- Nếu học phí mới có số tiền lớn hơn học phí ở lớp cũ đã đóng thì ta chi hoàn phí (nếu có).
- Ngoài ra, phần mềm cũng có thể lập ra các khoản thu chi khác nhau để linh động cho việc thu chi tiền của Trung tâm và Học viên.
5. Quản lý thời khoá biểu & giờ dạy giáo viên:
- Lập thời khoá biểu chi tiết cho lớp học.
- Lập kế hoạch thời khoá biểu cho lớp học.
- Chấm giờ dạy giảng viên.
- Lập lịch giảng dạy chi tiết cho giáo viên.
- Tổng hợp giờ giảng dạy cho giáo viên để tính lương.
6. Quản lý đào tạo:
- Nhập điểm kiểm tra học viên
- Điểm danh học viên.
- Đánh giá xếp loại học tập.
- In phiếu báo điểm.
7. Quản lý kho hàng:
- Xuất nhập, chuyển kho.
- Quản lý kho sách, thiết bị, vật tư.
- Qủan lý tồn kho, công nợ.
8. Quản lý chăm sóc học viên:
- Ghi nhận theo dõi lịch sử giao dịch học viên.
- Nhắc lịch hàng ngày.
- Lập lịch hẹn học viên.
- Lập lịch công việc nội bộ, công việc cá nhân.
>> Xem thêm
Bật mí những bí quyết chọn mua điện thoại cũ
Chia sẻ kinh nghiệm bảo quản đồ điện tử khi vận chuyển xa