Khi nào doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?

Để có thể tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu cách thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn như hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, cách để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, các trường hợp được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành… Một trong những nghiệp vụ được các doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay đó chính là việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.

Các trường hợp được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Theo quy định thì các hóa đơn dù đã phát hành nhưng khi có phát hiện sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể:

Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.

Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế. Tuy nhiên, khi tiến hành hủy hóa đơn phải tuân thủ yêu cầu sau:

Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.

hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.

Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.

Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”. 

Hướng dẫn trình tự đăng ký thuế qua mạng lần đầu 

Nguyên tắc kê khai thuế DN cần phải biết

Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Với cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định pháp luật, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây.

 Bước 1: Tiến hành lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn

Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng.

Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.

Bước 2: Tiếp tục tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập

Ở bước này người dùng cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.

Tiếp theo, lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế.

Bước 3: Tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, người dùng cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.

Như vậy bài viết này đã liệt kê cụ thể các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành giúp các doanh nghiệp nắm được thêm các nghiệp vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt, trong bối cảnh thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, việc các doanh nghiệp nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử là một trong những nội dung quan trọng quyết định đến việc doanh nghiệp có hoàn thành tốt việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử hay không.