Quy định tiếp khách

Bởi Nguyễn Khả Hân Vào Th12 18, 2022

Quy định tiếp khách bao gồm những gì?

I/ MỤC ĐÍCH:

Xác định các mức chi phí tiếp khách cho các bộ phận.

Xác định quy trình đón tiếp khách của công ty.

II/ PHẠM VI:

Áp dụng cho toàn bộ công ty.

III/ ĐỊNH NGHĨA:

Không có.

IV/ NỘI DUNG:

Trình tự tiếp khách bình thường:

Quy định chung

Tiếp khách bình thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác thông thường tại công ty.
Đối với các trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho nhân viên lễ tân biết trước để tiếp khách được chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.
Nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin vào sổ thông tin đồng thời thông báo cho bảo vệ biết.

Trình tự tiếp khách:

Khi khách đến công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận lễ tân xử lý thông tin.
Sau khi nghe yêu cầu từ khách, nhân viên lễ tân xử lý như sau:

Khách đã có hẹn trước:

Khi gặp khách, nhân viên lễ tân hỏi: “dạ, anh chị đến gặp ai ạ?” Khi khách trả lời tên, ví dụ: tôi muốn gặp anh Hoàng, Giám đốc tài chính.
Nhân viên lễ tân đã xem trước lịch hẹn, và hỏi: dạ, có phải anh là anh Tân bên Công ty cổ phần Savimex không ạ? Việc trả lời như vậy sẽ cho khách biết, bạn là người rất chuyên nghiệp.
Khi khách trả lời đồng ý, thì nhân viên lễ tân nói: em mời anh ngồi chờ ạ, (chỉ cho khách chỗ ngồi tại phòng/khu vực chờ, rót nước cho khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin.
Trong trường hợp không thể liên hệ được thì nhân viên lễ tân phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách vào cột ghi chú sau đó thông tin lại cho người có trách nhiệm biết.

Khách không hẹn trước:

Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi, nhân viên lễ tân phải liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.
Nếu khách là đại diện cơ quan nhà nước thì liên hệ Trưởng phòng NSQT để thông tin cho Trưởng phòng xử lý.
Đối với trường hợp cần gặp giám đốc thì phải liên hệ thư ký để xử lý.
Đối với trường hợp liên hệ với các quản lý, nhân viên bộ phận khách thì liên hệ trực tiếp với người đó để thông tin.
Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì nhân viên cần trả lời khách là không thể liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau. Sau đó thông tin cho người cần gặp những thông tin của khách. Đối với trường hợp từ chối cần gặp, sau 1 ngày nhân viên lễ tân phải liên hệ với người từ chối để đưa ra lý do phù hợp và thông tin cho khách biết (qua điện thoại).

Giới thiệu Công ty Cổ phần NewCA

Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường.
Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như:

Phần mềm kế toán CyberBook
Hợp đồng điện tử CyberSign tại NewCA
Hóa đơn điện tử CyberBill
Thuế điện tử CyberTax
Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare
Dịch vụ kế toán NewCA
Dịch vụ bảo hiểm
Đăng ký kinh doanh

Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068
Website: https://newca.vn/

Trên đây là thông tin về Quy định tiếp khách mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.